Políticas de datos personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CARFUPU

CARFUPU, mediante el presente instrumento invitan a sus afiliados, proveedores y al público en general, a conocer sus Políticas de protección de datos personales, en la cual se encuentran los parámetros, términos y condiciones bajo los cuales se utilizará la información personal que reposa en sus bases de datos. Para todos los fines de la presente política, se utilizarán las mismas definiciones empleadas por la ley 1581 de 2012.

1.OBJETIVO

Con el fin de dar cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, a la ley 1581 del 2012 y a sus decretos reglamentarios, el presente documento tiene como propósito informar a todos los Titulares de la información personal recolectada, tratada y almacenada por CARFUPU, la finalidad del Tratamiento de sus datos, la política de protección de datos, el Responsable del Tratamiento de sus datos y el proceso que debe seguir en caso de requerir ejercer sus derechos como Titular de los datos.

CARFUPU, manifiesta que garantizara los derechos a la privacidad, la intimidad, el buen nombre y el tratamiento de los datos personales, y en efecto todas sus actuaciones se regirán por los principios de libertad, veracidad, legalidad, finalidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

2.PRINICIPIOS

Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por el CARFUPU, se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
Principio de finalidad: El tratamiento dado por el CARFUPU a los datos personales que trata, obedecen a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
Principio de libertad: El tratamiento que realice CARFUPU a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte del CARFUPU debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: CARFUPU garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política.
Principio de acceso y circulación restringida: CARFUPU garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
Principio de seguridad: CARFUPU implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de CARFUPU se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.

3.DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el Titular de algún dato personal para que un tercero lleve a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos Personal: Es todo conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Ciclo de Vida Dato Personal: Hace referencia al proceso de recolección, almacenamiento, clasificación, análisis, uso, transferencia, retención y destrucción del dato personal.
Custodio de la Base de Datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de Colombina.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, bien sea porque revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, a los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsables del Tratamiento.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Principios para el Tratamiento de Datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el Tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre los derechos a la intimidad, Habeas Data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Es la persona física cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del encargado por cuenta del Responsable.

4.DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CARFUPU, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho podrá́ ser ejercido, frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que puedan o induzcan a error, y/o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
El titular podrá́ solicitar prueba de la autorización otorgada a CARFUPU, para el tratamiento de sus datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización, según lo establecido en Ley 1581 de 2012. Articulo 10.
El titular de datos tiene derecho a ser informado por CARFUPU, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
El titular de datos tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás concordantes, previo trámite de consulta y/o requerimiento ante CARFUPU.
El titular de datos tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de sus datos, no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales otorgadas a dicho titular.
El titular de datos tiene derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento por parte de CARFUPU, cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

ESTOS DERECHOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR:

El titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de CARFUPU.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación legalmente otorgada.

5.DEBERES DE CARFUPU FRENTE A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

CARFUPU garantizara al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
CARFUPU,solicitara y conservara,copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos personales.
CARFUPU, informara al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización que otorga.
CARFUPU conservara la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CARFUPU garantizara que la información sea veraz,completa,exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y actualizara oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular, implementando todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
CARFUPU respetará las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular y tramitará las consultas, quejas, peticiones y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
CARFUPU informará a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de datos de los titulares.
CARFUPU cumplirá los requerimientos, solicitudes, sugerencias y/o dictámenes que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema el tratamiento de datos personales.
CARFUPU usará solamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
CARFUPU, solo usará los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada legalmente.

6.AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS

CARFUPU, en todas las oportunidades, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley y que son:

En todo tipo de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En datos de naturaleza pública.
En casos de urgencia médica o sanitaria.
En el tratamiento de información autorizada por la ley para fines financieros ,estadísticos .
En el tratamiento de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7.FINALIDAD

El tratamiento de los datos personales de todas las personas que interactúen con CARFUPU, llámense aspirantes, empelados, ex empleados, proveedores, contratistas, afiliados, o de cualquier persona con la cual CARFUPU tuviere establecida o estableciera una relación permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia .

AFILIADOS :

a-Solicitar, almacenar y consultar la información relacionada con los datos personales y de los terceros relacionados con los mismo ya sea , hijo/a , conyugue u otro tipo de beneficiario para fines administrativos e informativos ,así mismo el derecho que asiste de solicitar rectificación y actualización de la información cuando esta no corresponda con la realidad, sin que este derecho implique revocatoria alguna a las autorizaciones conferidas al CARFUPU.

b- Solicitar, consultar, compartir, informar, procesar, actualizar, aclarar, o divulgar ante Operadores de Información y Riesgo, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos, todo lo referente a información financiera, comercial y crediticia (pasada, presente y futura), y aquella relacionada con los derechos y obligaciones originados en virtud de cualquier contrato, convenio u operación que se haya llegado o llegase a celebrar o realizar.

PROVEEDORES:
Cumplir con normas legales establecidas de conocimiento del proveedor y las estipuladas en las políticas o reglamentos de CARFUPU, así mismo actualizar la información según objeto contractual .

EMPLEADOS:
La información de los empleados tiene como finalidad cumplir con todas las obligaciones que como empleador tiene CARFUPU, en especial con el cargue de información para la elaboración de contratos de trabajo, generación de reportes ante entidades de control, extracción de información personal de los empleados para realizar los pagos al sistema general de seguridad social y generación de novedades para el pago de nómina de los empleados.

8. TIPO DE CONTACTO

CARFUPU podrá contactar a través del envío de mensajes por cualquier medio digital o vía telefónica a los aspirantes, empelados, ex empleados, proveedores, contratistas, afiliados, o de cualquier persona con la cual CARFUPU tuviese establecida o estableciera una relación permanente u ocasional.

9.CONSULTAS

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a CARFUPU y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que han recolectado, almacenado y/o usado.

El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico gerencia.carfupu@gmail.com, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.
CARFUPU, a través, de la Dirección de Atención al Usuario, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida. Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 10 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

9.RECLAMOS

a) El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a CARFUPU, al correo electrónico gerencia.carfupu@gmail.com, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el evento de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará inmediato traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b) A través, de la Dirección de Atención al Usuario, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida. Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 10 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término. para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

10.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En cumplimiento al principio de seguridad establecido en la ley, CARFUPU, adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean del caso para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en la presente política se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

Dado en la ciudad de Cali (V), a los 23 días del mes de Octubre de 2020.